Sagrilaft

¿Qué es?

Propósitos

Como propósitos específicos de la instrumentación de este sistema, se encuentran los siguientes:

Establecer las políticas, así como los procesos y procedimientos internos que han de ser adoptados por la compañía en cumplimiento de la normatividad vigente para identificar, valorar, medir y controlar los riesgos de LA/FT/FPADM, así como establecer los mecanismos que permitan identificar las situaciones a reportar y organismos de control del LA/FT/FPADM.
Definir los roles y responsabilidades de todos los funcionarios de la organización, con el propósito de administrar efectivamente el riesgo de LA/FT/FPADM. Para ello, este Manual involucrará desde a los funcionarios de FERRETERIA LUIS PENAGOS S.A.S Manual del sistema de administración del riesgo de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas destrucción masiva – SARGILAFT. Altos Directivos, el Oficial de Cumplimiento, Revisor Fiscal, así como a todos los líderes de proceso y demás colaboradores de la organización.
Detectar y reportar oportunamente las operaciones sospechosas a la UIAF y a las demás autoridades a que haya lugar, de conformidad con los parámetros aquí establecidos.
Definir un plan de capacitación que esté dirigido a todos los colaboradores de FERRETERIA LUIS PENAGOS S.A.S., así como a todos los grupos de interés, de tal suerte que se genere una cultura efectiva de comunicación y cumplimiento de todas las acciones tendientes a la mitigación del riesgo. Con relación a los grupos de interés, se define la obligatoriedad de establecer cláusulas contractuales que determinen y obliguen a estos a acatar generando una cultura de cero (0) tolerancia a la comisión de estas tipologías delictivas.
Detectar y reportar oportunamente las operaciones sospechosas a la UIAF y a las demás autoridades a que haya lugar.
Definir canales de coordinación interna que sean adecuados para atender con agilidad los requerimientos de las autoridades o dar trámite oportuno a los reportes de operaciones sospechosas (ROS), así como a la detección de operaciones inusuales.
Prevenir, detectar y reportar situaciones en las que FERRETERIA LUIS PENAGOS S.A.S. pueda estar siendo usada para adquirir, guardar, administrar, ocultar, invertir o legalizar activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos destinados a actividades terroristas.
Detectar y reportar oportunamente las operaciones sospechosas a la UIAF y a las demás autoridades a que haya lugar.
Mitigar las pérdidas o daños ocasionados por los riesgos asociados (legal, operacional, de contagio y reputacional) a la comisión de estas tipologías delictivas.
Establecer controles al riesgo inherente relacionado con el LA/FT/FPADM, según la evaluación de probabilidad e impacto evaluada en el sistema.

1 - Objetivo

Proporcionar un manual para el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) en procura de prevenir el riesgo e implementar controles ante cualquier transacción que se realice con algún tercero, que pueda deteriorar la imagen de la entidad y afectar su continuidad.

1.1. Objetivos específicos:

Definir los lineamientos para la gestión de riesgos asociados al LA/FT/FPADM en FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS.
Transmitir a los funcionarios de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS, nociones sobre el concepto LA/FT/FPADM, e implementar una cultura de control para la prevención y gestión de los riesgos asociados.
Identificar, analizar y evaluar los riegos asociados al LA/FT/FPADM que se muestren como señales de alerta y tomar acciones de control para prevenir su materialización o disminuir sus consecuencias.
Evidenciar el compromiso asumido por FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS en la lucha contra el LA/FT/FPADM.

2 - Alcance

El presente documento se dirige a todos los funcionarios de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS y debe aplicarse en el relacionamiento con cualquier individuo sea cliente, proveedor, socio, contratista, entre otros, especialmente en el desarrollo de transacciones comerciales o contractuales, a efectos de evitar que FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS pueda ser utilizado como medio para lavar activos, financiar terrorismo o financiar la proliferación de armas de destrucción masiva.

3 - Definiciones

Administración de Riesgos: Actividades coordinadas para gestionar y reaccionar en una organización en relación al riesgo.
Alertas Tempranas: Conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportunamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la entidad.
Análisis del riesgo: Proceso para comprender la naturaleza y determinar el nivel del riesgo.
Cliente: Personas naturales o jurídicas con quienes FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de un servicio.
Control: Acción que tiende a minimizar los riesgos. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos. Los controles son inherentes a las funciones de todos los empleados de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS.
Debida Diligencia: Proceso realizado para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de los mismos, es decir, un conocimiento de todas las personas naturales o jurídicas con la cual FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
Factores de Riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT/FPADM. Para efectos del SARLAFT las entidades vigiladas deben tener en cuenta como mínimo los siguientes:
1. Clientes/usuarios.
2. Productos.
3. Canales de distribución.
4. Jurisdicciones.

Financiación del Terrorismo (FT): Es el proceso por medio del cual se obtienen recursos de procedencia lícita o ilícita, que apoyan y sirven para realizar actividades terroristas.
Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM): Es todo acto que provea fondos para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, transferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención a las leyes colombianas u obligaciones internacionales.
Terrorismo: “proveer, recolectar, entregar, recibir, administrar, aportar, custodiar, o guardar fondos, bienes o recursos, o realizar cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley, a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros.
Grupos de Interés: Para Ferrería Luis Penagos SAS se entienden por Grupos de Interés, aquellas personas, terceros o grupos de personas, que pueden ser afectados o afectar la continuidad de la empresa.

Clientes.
Competidores o Colegas.
Estado.
Funcionarios de ferretería Luis Penagos SAS.
Entidades financieras y conexas.
Proveedores y Contratistas.
Socios.

Lavado de activos (LA): Proceso mediante el cual, se trata de dar apariencia de legalidad o de introducir a la economía formal del sector real o financiero, recursos o activos de origen ilícito. Cuando se habla de origen ilícito se refiere a recursos provenientes de actividades como: tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro, rebelión, tráfico de armas, narcotráfico, delitos contra la administración pública (corrupción) y delitos contra el sistema financiero. Todos ellos tipificados en el Código Penal Colombiano artículo 323.
Lista Vinculante: Listas pública de personas o entidades ya sea asociadas con organizaciones terroristas o con actividades delictivas que son de obligatoria verificación por parte de Colombia en virtud de tratados internacionales. (Ej: Lista OFAC).
Riesgo: Probabilidad de que un evento ocurra y que al materializarse puede desviar el logro de los objetivos. “Riesgo es la combinación entre la probabilidad de un evento y sus consecuencias”.
Riesgos asociados al LA/FT/FPADM: Es definido por la Superintendencia Financiera de Colombia como: “la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una empresa al ser utilizada como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT/FPADM se materializa a través de los riesgos asociados, éstos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.”
Riesgo legal: Posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. El Comité de Supervisión Bancaria de Basilea define el riesgo legal “como la posibilidad de ser sancionado, multado u obligado a pagar daños punitivos como resultado de acciones supervisoras de acuerdos privados entre las partes”.
Riesgo reputacional: Posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Riesgo operativo: Posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, funcionamiento y operatividad de los sistemas de información de Ferretería Luis Penagos SAS, de personas, así como la articulación entre las áreas.
Riesgo de Contagio: Posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.
Señales de Alerta: Hechos y circunstancias particulares basadas en las transacciones propias de cada tercero con el que Ferretería Luis Penagos SAS se relaciona, a partir de las cuales se puede identificar de manera preventiva si son objeto de un estudio cuidadoso y detallado; se deben de clasificar en:

Operaciones inusuales: Aquellas cuya cuantía, volumen, frecuencia, características o parámetros, no guardan relación con la actividad económica o giro normal del negocio de un tercero con el que FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS realice transacciones de tipo comercial o contractual.
Operaciones Sospechosas: Es toda operación inusual, que después de ser analizada e investigada, lleva al Oficial de Cumplimiento a presumir que su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen ilícito de bienes o el de servir como medio en la ejecución de cualquier delito relacionado con LA/FT/FPADM.

Sistema de Administración de Riesgos: Conjunto de elementos pertenecientes a la administración de riesgos, que se relacionan entre sí ordenadamente, con el fin de lograr los objetivos que en relación al manejo de sus riesgos se ha fijado la organización.
Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): La UIAF es la entidad del Estado encargada de centralizar, sistematizar y analizar datos relacionados con operaciones de Lavado de Activos, es decir, la unidad es un filtro de información que se apoya en tecnología para consolidar y agregar valor a los datos recolectados, esto le permite detectar operaciones que pueden estar relacionadas con el delito de Lavado de Activos. La unidad fue creada como respuesta al flagelo del delito de Lavado de Activos en Colombia, que se relaciona con delitos como el narcotráfico, secuestro extorsivo, rebelión, extorsión, enriquecimiento ilícito, entre otros.

4 - Normatividad Vigente

4.1 Marco Internacional

Organización de las Naciones Unidas.

Convención Internacional - 1988, cuyo objetivo fundamental fue promover la cooperación para hacer frente a los diversos aspectos del tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias sicotrópicas. Convención de Palermo - 2000, cuyo objetivo fue promover la cooperación para prevenir y combatir la delincuencia organizada transnacional. Convención de Mérida - 2003, cuyo objetivo fue promover la cooperación para prevenir y combatir la corrupción.

Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).

Organismo intergubernamental cuyo propósito es el desarrollo y la promoción de políticas para combatir el LA y la FT. Cuarenta recomendaciones publicadas en 1990. Importancia de la identificación del cliente, el establecimiento de registros y la denuncia de transacciones sospechosas. Nueve recomendaciones relacionadas con la Financiación del terrorismo publicadas en el 2001. Fusión de las cuarenta más nueve (40 + 9) recomendaciones y se convierten en “Las cuarenta (40) recomendaciones” año 2012.

4.2 Marco legal colombiano

Régimen Legal.

• Ley 663/1993 - Actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero EOSF. • Ley 190/1995 - Moralidad en la administración pública / Corrupción administrativa. • Ley 333/1996 - Extinción de dominio sobre los bienes adquiridos en forma ilícita. • Ley 365/1997 - Normas tendientes a combatir la delincuencia organizada / Tipificación de delitos de Lavado de Activos.• Ley 526/1999 - Creación de la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. • Ley 599/2000 - Código Penal - Tipificación de delitos en los cuales tiene origen el Lavado de Activos. • Ley 747/2002 - Reformas y adiciones al Código Penal (Ley 599 de 2000), se crea el tipo penal de trata de personas y se dictan otras disposiciones. • Decreto 3420 de 2004 - Modifica la composición y funciones de la Comisión de Coordinación Interinstitucional para el Control de Lavado de Activos. • Ley 1121/2006 - Normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones. • CE 022 de 2007, Superintendencia Financiera de Colombia. Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. • CE 061 de 2007 Superintendencia Financiera de Colombia. Modificación al Capítulo “Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo”. • CE 026 de 2008 Superintendencia Financiera de Colombia. Derogación, modificación e incorporación de formatos e instructivos relacionados con el reporte de información a la UIAF y precisiones al SARLAFT.

Régimen administrativo:

• Ley 1474/2011 – Nuevo Estatuto Anticorrupción • CE 170 de 2002 DIAN. Prevención y Control al Lavado de Activos • CE 004 de 2009 Superintendencia de Sociedades. Prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. • CE 100-000016 de 2020 Superintendencia de Sociedades. Por la cual se informa a representantes legales, contadores, revisores fiscales y liquidadores de sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sobre la modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica 100-000005 de 2017.

5 - Política y Lineamientos

Política:

Para la Administración del Riesgo de LA/FT/FPADM, se adopta la Política de Cumplimiento de Ferretería Luis Penagos SAS alineada con las buenas prácticas y cumplimientos normativos exigidos en el país.

Lineamientos:

Para el cumplimiento de la Política respecto a la gestión de riesgos de LA/FT/FPADM, se dictan los siguientes lineamientos.

Cumplimiento normatividad nacional e internacional:

FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS deberá dar cumplimiento a normas nacionales e internacionales para la prevención de riesgos de LA/FT/FPADM que permitan el logro de las operaciones, la estrategia de crecimiento y el propósito de sostenibilidad mediante la implementación de mecanismos y controles efectivos y oportunos que proporcionen el conocimiento y su posterior relacionamiento con los Grupos de Interés.

Metodología Gestión Integral de Riesgo:

FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS deberá gestionar en su metodología para la identificación, evaluación, control y monitoreo de riesgos, los riesgos asociados a LA/FT/FPADM que permita reducir la vulnerabilidad, proponer e implementar mecanismos eficaces para el debido desarrollo de los negocios, procesos y proyectos en todos los niveles de la organización para el logro de los objetivos estratégicos.

Relacionamiento:

Los funcionarios de Ferretería Luis Penagos SAS no deberán establecer ninguna relación comercial o contractual con personas jurídicas o naturales, que ostenten elementos de juicio que conlleven a dudar sobre el origen lícito de sus recursos y la legalidad de sus operaciones o que apoyen económicamente a grupos terroristas nacionales o extranjeros.

Eficiencia y efectividad Manual LA/FT/FPADM:

El Oficial de Cumplimiento deberá realizar cuando aplique, una revisión y actualización de las políticas, procedimientos, mecanismos, metodología y documentación que conforman la administración del manual LA/FT/FPADM con el propósito de garantizar un adecuado funcionamiento del sistema, enmarcado en la eficiencia, efectividad y oportunidad, garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente.

6 - Debida Diligencia

Previo a una negociación o relacionamiento con cualquier cliente, proveedor, contratista, socio/accionista, los funcionarios de Ferretería Luis Penagos SAS deberán solicitar al Oficial de Cumplimiento, adelantar la debida diligencia que posibilite confirmar la información en las fuentes de verificación con el fin de prevenir que FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS sea utilizado por medio de sus operaciones como canal para la realización de actividades relacionadas con el LA/FT/FPADM.

Colaboración con las Autoridades Competentes:

FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS deberá colaborar con las autoridades competentes cuando estas lo soliciten, para el desarrollo de investigaciones asociadas al LA/FT/FPADM, a través del Oficial de Cumplimiento proporcionando la información que esté al alcance de la entidad.

4.3. Debida Diligencia Grupos de Interés de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS.

El conocimiento apropiado de cada uno de los integrantes de los Grupos de Interés de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS supone la realización de un análisis adecuado y oportuno al momento de tener o realizar una relación comercial o contractual, esto con el fin de evitar que FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS sea utilizado como un medio para la ejecución de actividades ilícitas que puedan llevar a incurrir en algún riesgo legal, operacional, de contagio, o reputacional.

Dentro de los requisitos que exige como mínimos para realizar el análisis, es necesario obtener información básica de cada tercero con el que FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS se relaciona, para lo cual FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS diseñó las plantillas LA/FT/FPADM de acuerdo al grupo de interés. La información que es requerida para su diligenciamiento es:

Información Básica:

Nombres y apellidos, razón o denominación social.
NIT o Documento de Identificación.
Dirección.
Ciudad.
Teléfono fijo y celular.
E-mail.
Información del Representante Legal, miembros de Junta Directiva, Consejo de Administración o su equivalente, Revisores Fiscales.

(Las demás que se consideren necesarios para el conocimiento adecuado de los Grupos de Interés).

7 - Reportes Internos y Externos Reportes Internos

Con base en los procedimientos para el conocimiento de terceros, cualquier funcionario de Ferretería Luis Penagos SAS debe estar en capacidad de informar al Oficial de Cumplimiento sobre hechos que contravengan las políticas e impliquen una situación inusual, para ello se debe informar a través de correo electrónico al Oficial de Cumplimiento, anexando los documentos soporte a la operación y la explicación clara sobre la sospecha de inusualidad.

Una vez recibida esta información el Oficial de Cumplimiento realiza la indagación pertinente, con base en la documentación soporte y determina si efectivamente es una operación inusual o se trata definitivamente de un ROS y realiza su reporte a la UIAF.

Informes: El Oficial de Cumplimiento debe presentar un informe anual a la alta dirección de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS o cuando este lo considere necesario, los cuales contiene como mínimo:

Los resultados de la gestión realizada.
El cumplimiento que se ha dado con el envío de reportes a las diferentes autoridades (Si aplica).
El cumplimiento y resultados del SAGRILAFT de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS.
El estado de implementación de controles contemplados en los planes de tratamiento resultado de la evaluación de riesgos LA/FT/FPADM.
La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos para corregir las fallas del SARLAFT.
Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva o Alta Dirección.
Los resultados de los trabajos de Debida Diligencia realizados por la Unidad de Cumplimiento.
Resumen de los requerimientos y respuestas dadas a entes de control (Cuando Aplique).

Reportes Externos:

FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS adopta las siguientes políticas para el reporte de operaciones en efectivo, operaciones inusuales y operaciones sospechosas:

Reporte de Operaciones Sospechosas:

Los ROS (Reportes de Operaciones Sospechosas) son realizados por la Unidad de Cumplimiento, específicamente por el Oficial de Cumplimiento principal o su suplente, mediante comunicación directa a la UIAF, sobre el caso y las evidencias recolectadas, el organismo encargado de definir si existe o no una operación relacionada con LA/FT/FPADM es la Unidad de Análisis Financiero (UIAF), el reporte debe realizarse a través de la página web www.uiaf.gov.co.

Transacciones en efectivo:

Son las operaciones realizadas por FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS y sus partes relacionadas en efectivo.

Requerimientos de información por parte de autoridades:

Las respuestas a los requerimientos de información en procesos de LA/FT/FPADM que hagan a FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS las diferentes autoridades competentes, corresponde al Oficial de Cumplimiento principal o su suplente.

Cuando la respuesta requiera anexar documentos soporte, se anexarán copias.

El Oficial de Cumplimiento debe evaluar el tipo de respuesta y los documentos que envía a los entes requeridores. Para el caso de aquellos entes controladores como la DIAN, la UIAF y Revisoría Fiscal, el Oficial de Cumplimiento puede entregar de acuerdo a su criterio toda la información necesaria para el ente de control. En otros casos, no muy claros, el Oficial de deberá definir cómo y qué tipo de información entregar.

8 - Conservación de documentos

Los documentos que evidencian el resultado de los procesos de prevención de riesgos LA/FT/FPADM, deberán ser agrupados en expedientes electrónicos, adicional deben ser clasificados por tipo, ordenados cronológicamente, cumpliendo con los requisitos de seguridad que garanticen la disponibilidad, integridad, y recuperabilidad en el tiempo.

El tiempo de conservación y disposición final de los expedientes de procesos de prevención de riesgos LA/FT/FPADM, deberá ser definido en las Tablas de Retención Documental de FERRETERIA LUIS PENAGOS SAS, y siempre será superior a 5 años contados a partir de su entrega al solicitante.

La consulta de expedientes de procesos de prevención de riesgos LA/FT/FPADM; deberá ser controlada aplicando el criterio de confidencialidad.

Formato Contraparte

Formato Tratamiento de Datos